Każdy ma dziesiątki bieżących spraw, którymi musi się zająć. Mniejszych lub większych. Weźmy przykład pierwszy z brzegu – wyjaśnienie rachunku za telefon, który przyszedł dziwnie wysoki. Kogo nie spotkała taka historia? W zależności od poziomu zorganizowania albo dopiszemy to do naszej listy spraw do załatwienia, albo odłożymy fakturę na stos innych podobnych „do wyjaśnienia”. Wrócimy do nich przy sprzątaniu za rok i wyrzucimy do kosza.

Ale załóżmy scenariusz optymistyczny. Korzystamy z kalendarza i zapisujemy w nim…

Co więc zrobimy żeby zająć się tą sprawą? Na przykład spróbujemy się dodzwonić do operatora, żeby wyjaśnić jego wysokość. Po 10 minutach wiszenia na telefonie i słuchania muzyczki, okaże się, że musimy się rozłączyć, bo nie mamy więcej czasu. Wyślemy więc maila z pytaniem, licząc, że dostaniemy szybką i wyczerpującą odpowiedź.

Czy to zamyka temat i możemy uznać temat za zakończony? Patrząc na wpis w kalendarzu, możemy uznać, że jest nieaktualny, bo już się tą sprawą zajęliśmy, ale sprawa jest dalej nie załatwiona. Więc po wysłaniu pytania taki punkt należałoby gdzieś zaparkować i za kilka dni sprawdzić jaki jest jego status.

I właśnie w tym pomoże nam Trello

Jeżeli miałabym możliwość zostawienia sobie tylko jednej aplikacji na komputerze i telefonie, to byłoby to właśnie Trello. W wielkim skrócie – jest to program do zarządzania listami zadań i projektami. Ma dwie podstawowe zalety, które wyróżniają go w porównaniu z innymi dostępnymi rozwiązaniami.

Po pierwsze, problemem większości list i przypomnień jest błędne założenie, że zadanie ma dwa możliwe statusy – zrobione lub nie zrobione. Niestety życie jest bardziej złożone i nie na każde pytanie da się odpowiedzieć tak lub nie. Po drugie, w porównaniu do innych narzędzi do zarządzania projektami jest banalnie prosty, więc z obsługą każdy powinien sobie poradzić.

Aplikacja jest przejrzysta, intuicyjna, ma dużo przydatnych funkcji, które jednak nie przytłaczają. W wersji podstawowej jest bezpłatna. To bardzo przydatne narzędzie przy wszelkim planowaniu, zarządzaniu zadaniami, porządkowaniu i przechowywaniu informacji. Dostępna jest tylko wersja anglojęzyczna, ale menu jest tak proste, że nie powinno to komukolwiek przeszkadzać. Wszystko co sami tworzymy mamy oczywiście w języku polskim, z polskimi znakami.

Jak to wygląda u mnie?

Wszystkie dane przechowywane są w chmurze – dzięki temu mam dostęp do nich z dowolnego urządzenia. Po założeniu konta w pierwszej kolejności tworzymy swoje tablice. Tablica obejmuje jakiś obszar zadań / notatek, który chcielibyśmy sobie wydzielić. Ja w swoim Trello mam dostęp do 3 tablic: mojej, męża i wspólnej. Bo co ważne – każda tablica może być współdzielona z innymi użytkownikami.

Po wejściu w konkretną tablicę tworzymy listy zadań. Moje podstawowe listy to “Na dziś” i “Tydzień”. Na ZZ (zebraniu zarządu), czyli w niedzielę wieczorem, aktualizuję listę na najbliższy tydzień i tworzę listę na poniedziałek. Listę “Na dziś” aktualizuję codziennie wieczorem, wprowadzam potrzebne zmiany w ciągu dnia – na bieżąco usuwam zadania wykonane, czasem coś dodaję, dopisuję. Kolejne listy tworzymy według potrzeb. U mnie są to:

• Dzieci
• Dom
• Komputer (rzeczy do zrobienia przy komputerze i telefonicznie)
• Poza domem (wszystkie sprawy do załatwienia)
• Praca
• Zakupy
• Jedzenie (co planuję zrobić)
• Ludzie (zaplanowane spotkania)
• Filmy
• Książki
• Wydarzenia

Jak widać są dostosowane do mojego trybu funkcjonowania – rozgraniczam czas kiedy załatwiam sprawy w domu, siedząc przy komputerze albo wyznaczam dzień “wyjazdowy” i zbieram sprawy do załatwienia poza domem. Jak tworzę listę na dany dzień to oczywiście mogą tam być zadania z różnych list, ale dzięki temu, że rzeczy z danej listy są oznaczone konkretnym kolorem mogę też lepiej planować czas.

Na tablicy wspólnej mamy następujące listy:

• Ludzie (plany towarzyskie)
• Filmy (do obejrzenia)
• Aktywności (np. zrobić kulig, iść z dziećmi na przedstawienie)
• Wydarzenia (koncerty, spektakle, spotkania itp.)
• Do omówienia

Jakie są zalety Trello?

Elastyczność –  główna przewaga nad listami papierowymi jest taka, że w każdej chwili możemy wprowadzać zmiany na listach, na bieżąco je aktualizować, zmieniać status. Nie musimy skreślać, przepisywać na kolejne dni, w każdej chwili mamy aktualną listę.

Dostępność w telefonie i komputerze – telefon mamy zawsze przy sobie. W każdej chwili możemy coś dodać, zmienić, na bieżąco widzimy zmiany wprowadzane przez małżonka. Na przykład mamy na liście “prezent dla Huberta”. Będąc w domu przeglądam oferty sklepów internetowych, w szczegółach tego punktu mogę dodać linki rzeczy, które mi się spodobały, z opisem np. cena, warunki wysyłki i zwrotu. Chodzę po mieście, wpadnie mi coś w oko, ale jeszcze nie jestem pewna, robię więc zdjęcie i dodaję sobie do listy. W międzyczasie MM wypatrzy coś co mu się spodobało i wkleja mi link. Dzięki temu mam wszystkie informacje na temat danej rzeczy w jednym miejscu.

Brak ryzyka zgubienia – listy pisane na karteczkach w kalendarzu, w notesie, na gazetce… Zawsze jakaś przepadnie. Korzystając z Trello nawet jeśli zgubimy/ utopimy / ukradną nam telefon – nic nie przepada. Na swoje konto możemy też wejść w komputerze, na nowym telefonie wystarczy, że pobierzemy aplikację i zalogujemy się. Z poziomu komputera pisanie i zarządzanie zadaniami jest wygodniejsze, więc codziennie wieczorem i robiąc tygodniowe plany zaglądam tam siedząc przy kompie.

Wspólne zarządzanie listami – to jest jedna z największych zalet. Na bieżąco mam dostęp do list MM, możemy dodawać punkty, opisy, linki na wzajemnych listach, mamy osobną tablicę na listy wspólne. Możliwość dodawania zadania na listę męża jest bardzo wygodna :). Na przykład MM ma na swojej tablicy listę “dom”, na której znajdują się rzeczy, które on ma do zrobienia w domu. Podczas jego nieobecności zauważam, że jest dziura w ścianie, którą trzeba zaszpachlować albo kupiłam nową półkę, do której trzeba wywiercić dziury – wpisuję takie zadania na listę MM.

Przydatne funkcje

Wygodne przenoszenie poszczególnych zadań – mogą zmieniać się priorytety, możemy przenosić zadania między listami i między tablicami, Wystarczy przeciągnąć zadanie w odpowiednie miejsce.

Checklist – do każdego zadania możemy zrobić listę szczegółowych czynności, które są w ramach tego zadania do zrobienia. Przy zadaniu pokazuje nam informację ile kroków już zostało wykonanych. Np. mam na liście “zwrot gry” i w checkliście następujące czynności: 1. Odnaleźć paragon 2. Zadzwonić i ustalić jaka jest procedura zwrotu 3. Pojechać i zrobić zwrot.

Widok przykładowego punktu TO DO po otwarciu.
Można tam dodać różne opcje, ale równie dobrze możecie z nich nie korzystać.

Do każdego zadania mamy pole “notatki”, możemy tam pisać, wklejać linki, zdjęcia.

Możemy dodać w opcjach datę na kiedy dane zadanie ma być zrobione i ustawić termin powiadomienia, przypomnienia np. mam umówić wizytę u lekarza, ale zapisy przyjmują dopiero za 2 miesiące.

“Zarastanie” – to jedna z moich ulubionych opcji :). Zadania, przy których przez dłuższy czas nie było żadnej aktywności zaczynają “zarastać”, czyli powoli kolor zmienia się na coraz ciemniejszy.

W ustawieniach decydujemy o jakich zmianach na tablicach chcemy dostawać powiadomienia – o każdej dokonanej zmianie przez MM mogę dostawać powiadomienie push na telefon, na maila albo mieć tylko informację w powiadomieniach Trello.
Jak ktoś wcześniej nie korzystał z takich programów to w teoretycznym opisie może to wyglądać groźnie, ale w praktyce jest naprawdę proste i wygodne. Warto spróbować, bo  efektem jest lepsza organizacja i duża oszczędność czasu. A jeżeli masz trudności z realizacją zadań i większość “zarasta” to chociaż wiesz czego nie robisz :).

Zachęcam też do zapoznania się z sekcją Productivity na stronie trello.com – jest tam wiele inspiracji do stworzenia własnych list zadań.