Po co w ogóle to planowanie i organizowanie, czyli jak nie martwić się, że minął kolejny rok

Po kilku pierwszych wpisach można już łatwo zauważyć, że lubię planowanie, dobrą organizację, porządek. Może się ktoś zastanawiać czy to jest potrzebne, po co się tak “spinać”, może lepiej mieć większy luz. Jak nie będziemy planować, to się nie rozczarujemy, że czegoś nie zrobiliśmy. Co prawda chciałam opisywać na blogu tylko konkretne narzędzia i rozwiązania, bez wstawek filozoficzno-analitycznych, ale myślę, że jednak czasem takie też będą potrzebne. Na początek więc małe wyjaśnienie: dlaczego uważam, że warto planować, starać się coraz lepiej organizować i rozwijać. 

Często słyszę przy okazji Sylwestra, albo czyiś urodzin zmartwione stwierdzenie “ojejku, nie wiem kiedy zleciał kolejny rok”, “jak ten czas leci”, “nie pytaj, które to już urodziny”. Mija kolejny dzień, miesiąc i w zasadzie nie jesteśmy w stanie powiedzieć, co w tym czasie zrobiliśmy. Żyjemy często tylko bieżączką i nieustannym “gaszeniem pożarów”. To powoduje ciągłe napięcie, stres, a ostatecznie poczucie pustki i brak satysfakcji. Też mam z tym problem, ale staram się z tym walczyć i coraz częściej mi się to udaje.

Co mi pomaga w zarządzaniu czasem?


Planowanie

Po pierwsze staram się wykorzystywać jak najlepiej każdy dzień i nie zaniedbywać ważnych spraw. Nigdy nie mam wystarczająco dużo czasu, żeby zrobić wszystko co bym chciała, a często nawet tego co powinnam. Muszę ciągle podejmować decyzje na co ten czas przeznaczyć. Bez listy zadań, kalendarza i narzędzi, które pomagają mi w lepszej organizacji byłoby to dla mnie bardzo trudne. Z każdym kolejnym dzieckiem lista spraw się wydłuża, a lista moich potrzeb niestety nie skraca się proporcjonalnie.

Rośnie też odpowiedzialność, co jest bardzo silnym motywatorem do działania. Chcąc dobrze wykorzystać czas, wypełniać swoje obowiązki i realizować swoje powołanie staram się tym czasem jak najlepiej zarządzać. Podstawowe funkcje zarządzania to: planowanie, organizowanie, kierowanie i kontrolowanie. Kontrolowanie przy dzieciach w pewnym momencie dobrze sobie odpuścić, ale pozostałe funkcje warto rozwijać, szczególnie w odniesieniu do samego siebie.

Priorytety życiowe 

Żeby móc dobrze planować każdy dzień warto ustalić sobie priorytety. Pomogą nam w podejmowaniu bieżących decyzji na co przeznaczyć czas, który mamy do dyspozycji. Temat ustalenia priorytetów życiowych bardzo dobrze opisany jest w książce “Minimalizm po polsku” – polecam. Wypisałam więc sobie ogólne kategorie, które są dla mnie ważne: rodzina/relacje z bliskimi, dom, życie duchowe, praca/rozwój osobisty, zdrowie. Do każdej z kategorii wypisałam punkty, które się na nią składają. Na przykład w kategorii zdrowie: odżywianie, sen, aktywność fizyczna, ograniczanie stresu, usługi zewnęrzne,  w kategorii dom: porządek, wystrój, atmosfera itd.

Próbowałam uporządkować kategorie według kryterium istotności zastanawiając się czego bym najbardziej żałowała jeśli to zaniedbam w ciągu dnia, roku, życia. Później zrobiłam drugą listę na podstawie tego jak wygląda moje codzienne życie i jak w praktyce wyglądają moje wybory. Łatwo się domyślić, że powyższe listy nie były takie same, w zasadzie były zupełnie odwrotne :). Jak taka lista wpływa na moje codzienne wybory? Na przykład z mojej analizy wyszło, że jedną z najbardziej zaniedbywanych przeze mnie rzeczy jest zdrowie (szczególnie sen, brak stresu i aktywność fizyczna). Wiedziałam, że powinnam o to dbać, ale w praktyce zawsze wyjście na basen i położenie się spać o przyzwoitej porze przegrywało z bieżącymi obowiązkami i potrzebą rozwoju. Teraz staram się odpuszczać więcej rzeczy z listy “pilne” na rzecz tych z kategorii “ważne”.

Rzeczy ważne i pilne

O zarządzaniu czasem w oparciu o podział na rzeczy ważne i pilne pisał Steven Covey w swojej książce “7 nawyków skutecznego działania”. Zauważył, że zbyt wiele czasu poświęcamy na rzeczy pilne, podczas gdy powinniśmy zajmować się ważnymi. Stworzył matrycę czasu, która pozwala lepiej zrozumieć, co możemy zrobić, żeby to zmienić. Wyróżnił 4 kategorie rzeczy:

 

matryca

Źródło: personalsupport.wordpress.com/zarzadzanie-czasem

Przy podejmowaniu bieżących decyzji często odwołuję się w myślach do tego podziału. Pomaga mi to w ograniczaniu spraw pilnych i nieważnych, większym przyzwoleniu na to, że nie wszystko musi być perfekcyjnie ogarnięte. Czasem wolę mieć bałagan i zjeść kupione pierogi zamiast zaplanowanego obiadu, a za to spotkać się z osobą, która potrzebuje rozmowy. Bałagan można szybko posprzątać, a zaniedbane relacje ciężko odbudować.

Zrównoważony rozwój 

Ludzie mają skłonność do mocnego angażowania się i dbania o sferę, która jest dla nich ważna. Na przykład ktoś zafascynuje się zdrowym stylem życia – poświęca na to coraz więcej czasu, wprowadza kolejne zmiany, nie wyobraża sobie już dnia bez treningu. Ktoś, kto uzna, że dom i rodzina jest dla niego najważniejsza, może się tak w tym zatracić, że zamiast spotkać się czasem ze znajomymi albo pójść pobiegać woli przeczytać kolejną książkę na temat wychowania. Fascynują mnie ludzie, którzy robią coś z pasją, ale poświęcając się za bardzo jednej sferze, możemy łatwo zaniedbać inne i w pewnym momencie możemy zacząć odczuwać tego skutki. Według mnie do wszystkiego warto mieć zdrowy dystans i dbać o zrównoważony rozwój. Odnosząc się do wyżej opisanej listy priorytetów – pomaga mi ona w podejmowaniu decyzji przy ograniczonym czasie, ale staram się dbać o to, żeby rozwijać każdą sferę. 

W zestawieniu “pożeraczy czasu” pierwszy punkt to brak celów, planów działania i priorytetów, dalej jest też “osobista dezorganizacja”. W kolejnych wpisach będę dalej pisać o praktycznych narzędziach pomagających lepiej się zorganizować.

Komentarze

comments

Komentarze

comments