Kalendarz – elektroniczny, papierowy, a może jeszcze coś innego?

Nie wyobrażam sobie funkcjonowania bez kalendarza, więc pominę pisanie o tym, dlaczego warto w ogóle go mieć. Korzystam z kalendarza elektronicznego. Przewaga w stosunku do papierowego jest taka sama jak w przypadku Trello – większa elastyczność, dostępność w telefonie i komputerze, zintegrowanie z kalendarzem męża – w przypadku kalendarza jest to jeszcze ważniejsze niż w przypadku list zadań. Możemy korzystać z dowolnego kalendarza w systemie iCal – google lub apple. Ja korzystam z kalendarza Google. Jego hasłem reklamowym jest “Upraszczaj. Organizuj. (I wyluzuj) – idealnie oddaje ideę tego bloga :).

Jak to wygląda w praktyce

Pobieramy program/ w telefonie aplikację “kalendarz Google”, logujemy się przez dane do naszej skrzynki pocztowej i zaczynamy z niego korzystać, dostosowywać do swoich potrzeb. Możemy tworzyć różne kalendarze. Ja mam utworzone dwa: kalendarz osobisty, w którym dodaję swoje rzeczy, które MM nie interesują i kalendarz Ania, który MM ma w swoim podglądzie. Wydarzenia z mojego kalendarza osobistego nie będą mu się wyświetlać w bieżącym podglądzie, ale może wejść w listę wszystkich naszych kalendarzy i wybrać mój kalendarz osobisty, żeby zobaczyć co w nim jest.  W ten drugi wpisuję rzeczy, które mnie dotyczą, ale MM powinien o nich wiedzieć – np. nie ma mnie w ten dzień w domu, co dla MM znaczy, że zostaje z dziećmi. Załóżmy natomiast, że tworzę wydarzenie, na którym mamy być oboje. Po utworzeniu go w kalendarzu wysyłam MM zaproszenie, korzystając z dostępnych funkcji – po zaakceptowaniu zaproszenia będzie je mieć automatycznie w swoim kalendarzu. W ustawieniach wybieram, które kalendarze chcę mieć widoczne. Czyli MM będzie mieć widoczne wszystkie wydarzenia ze swojego kalendarza służbowego, osobistego i mojego kalendarza Ania.  Ja z kolei nie mam w bieżącym podglądzie kalendarza służbowego MM, ale mogę też skorzystać z dostęu do niego. Na przykład muszę z nim omówić jakąś sprawę w ciągu dnia. Próbuję dzwonić, ale nie odbiera, wysyłam smsa, ale wiedzę, że go nie odczytał. Zamiast się frustrować, że nie odpowiada i zastanawiać się kiedy będę mogła się z nim skontaktować albo zawracać mu głowę jak jest zajęty, mogę wejść w jego kalendarz służbowy i sprawdzić czy ma teraz jakieś spotkanie. W tej sytuacji zapewne będzie w trakcie. Wydarzenia z poszczególnych kalendarzy są oznaczone różnymi kolorami co też zwiększa przejrzystość i czytelność.

IMG_2964

Przydatne funkcje

Powiadomienia o zbliżających się wydarzeniach – do każdego wydarzenia mogę ustawić “alert” – informacja o wydarzeniu z sygnałem dźwiękowym pojawi się na telefonie w ustawionym przez nas terminie – 1 dzień wcześniej, kilka godzin/minut lub w momencie wydarzenia. Np. przy wydarzeniach typu wizyta u lekarza w odległym terminie ustawiam przypomnienie dzień wcześniej. O kończącej się aukcji, którą się interesuję 15 min przed zakończeniem, a telefonie, który mam wykonać o konkretnej godzinie wybiorę opcję “w momencie wydarzenia”.

Dodawanie notatek do wydarzeń – bardzo często korzystam w tej opcji. Na przykład umawiam wizytę u lekarza i przy zapisie ustalam, gdzie najlepiej zaparkować w okolicy gabinetu, czy można płacić kartą czy tylko gotówką, co powinnam ze sobą zabrać – to wszystko wpisuję w notatce do wydarzenia. Albo umawiam spotkanie z osobą, której jeszcze dobrze nie znam – w notatce mogę napisać w jakich okolicznościach się spotkałyśmy, o czym rozmawiałyśmy i do czego powinnam się odnieść przy nastepnym spotkaniu.

Archiwum z wielu lat, wyszukiwanie minionych wydarzeń. Np. spotkałam się z kimś, w ramach spotkania dodałam jakąś notatkę, po jakimś czasie potrzebna mi jest ta informacja, mogą ją w każdej chwili znaleźć.

Wybór opcji podglądu – mamy do wyboru różne opcje podglądu kalendarza –  cały rok, miesiąc, tydzień, jeden dzień, widok w formie klasycznego kalendarza lub listy wydarzeń. Możemy płynnie przechodzić między poszczególnymi widokami.

IMG_2962

Wydarzenia cykliczne – ustawiamy jak często i przez jaki czas dane wydarzenie będzie się powtarzać

Możliwość automatycznego dodania do kalendarza wydarzeń z Facebooka, poczty i urodzin znajomych

 

Google regularnie wprowadza nowe funkcje, o których nas na bieżąco informuje:

Zrzut ekranu 2016-01-20 o 15.49.56

 

Pomimo wielu zalet kalendarz elektroniczny nie zaspokaja wszystkich potrzeb. Kalendarz papierowy ma kilka dodatkowych przydatnych funkcji:

  • możliwość podglądu planowanych wydarzeń w trakcie rozmowy telefonicznej np. umawiania wizyty u lekarza i zanotowanie w trakcie rozmowy potrzebnych informacji
  • tymczasowe przechowywanie potrzebnych papierów np. recept, dokumentów, zaproszeń
  • robienie notatek w trakcie spotkania z kimś
  • trzymanie w jednym miejscu dodatkowych list, tabelek, zestawień

Jak sobie z tym radzę? Rozważałam przez jakiś czas kalendarz papierowy, ale uznałam, że zdecydowanie nie chcę rezygnować z kalendarza elektronicznego, a korzystanie z dwóch równolegle nie ma sensu. Rozwiązaniem, które pomaga mi zaspokoić pozostałe powyższe potrzeby jest spersonalizowany notatnik. Dodatkowo wydarzenia wpisujemy w kalendarz rodzinny, znajdujący się na naszej domowej tablicy. O notatniku i tablicy w następnych wpisach. Wizyty lekarskie i spotkania przeważnie umawiam w domu siedząc przed komputerem z otwartym kalendarzem. Jeśli jestem poza domem mogę zawsze w trakcie rozmowy wejść w kalendarz w telefonie.

Jeśli jednak ktoś zdecydowanie woli kalendarz papierowy to polecam kalendarze dla mam. Najpopularniejszy do tej pory był MaMy Kalendarz. W efercie jest do wyboru kalendarz zeszytowy (planer na cały rok) i ścienny kalendarz rodzinny. Na stronie Mamo Pracuj znalazłam całkiem fajny opis MaMy kalendarza, więc zainteresowanym polecam tekst. Myślę, że kalendarz rodzinny to jest bardzo fajna opcja jeśli ktoś ma starsze dzieci, które uczestniczą w planowaniu rodzinnego czasu i mają więcej zajęć dodatkowych, które też wpływają mocno na organizację tygodnia. My póki co nie mamy takiej potrzeby, ale nie wykluczam, że w przyszłości będziemy z niego korzystać.

Druga ciekawa propozycja to kalendarz MammaMia. Poza klasycznym kalendarzem ma dodatkowe karty takie jak: plan tygodnia, plan porządków, dzieci, pomysły na czas z rodziną i budżet.

Zrzut ekranu 2016-01-20 o 16.03.28

Warto wybrać rozwiązanie, które będzie jak najlepiej dopasowane do naszych potrzeb, faktycznie usprawni nasze planowanie i zwiększy efektywność wykonywania zadań.

Komentarze

comments

Komentarze

comments